Einsatz von Freelancern in modernen Arbeitsformen

Bei Crowdwork, Cloudwork, Clickwork und Gigwork handelt es sich um moderne Arbeitsformen, bei denen Personen ihre Dienste über das Internet anbieten. Während einige Arbeitsformen ortsungebunden über das Internet ausgeführt werden können, können andere Arbeitsformen nur an einem bestimmten Ort ausgeführt werden (wie beispielsweise die Tätigkeit eines Liefer- oder Transportdienst-Fahrers). Häufig werden freie Mitarbeitende für einen bestimmten (auch längeren) Zeitraum zur Mitarbeit an einem Projekt gesucht. Allerdings nehmen Fallgestaltungen zu, in denen Unternehmen Arbeiten in schnell zu erledigende Kleinstaufgaben „zerstückeln“ und diese an verschiedene Freelancer vergeben.

Für viele Aufgaben (wie beispielsweise das Ausliefern von Speisen, das Testen einer App, das Auswerten von Fotos usw.) sind keine speziellen Qualifikationen gefordert, wodurch prinzipiell jede Person mit den notwendigen Arbeitsmitteln und einem Internetzugang die Leistung erbringen kann. In anderen Fällen wie zum Beispiel im Rahmen der Entwicklung von Websites, bei Grafikdesign-Dienstleistungen oder dem Entwickeln einer App sind dagegen besondere Erfahrungen und Kenntnisse gefordert.

Freie Mitarbeit in Abgrenzung zum Arbeitsverhältnis

Beim Einsatz von Freelancern ist stets das potentielle Risiko einer Scheinselbständigkeit im Blick zu behalten. Insbesondere kann sich das Vertragsverhältnis „schleichend“ zu einem Arbeitsverhältnis entwickeln, je länger und enger die Zusammenarbeit mit Freelancern wird. Die Folgen einer fehlerhaften Einordnung können zu arbeits-, sozialversicherungs-, steuer- und strafrechtliche Konsequenzen führen, die erhebliche finanzielle Belastungen für das Unternehmen mit sich bringen können.

Um eine etwaige Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, sollten beide Seiten daher schon vor Beginn des Einsatzes prüfen, ob die gewünschten Leistungen überhaupt im Rahmen einer freien Mitarbeit erbracht werden können. Auch wenn diese Prüfung im Einzelfall schwierig ist, gibt es zumindest einige Kriterien, die stets zu berücksichtigen sind und die die Einschätzung zumindest erleichtern. (Lesen Sie zu den Abgrenzungskriterien unseren Beitrag: „Die ewige Abgrenzungsfrage - Freelancer oder Arbeitnehmer?“).

Der Abgrenzung der freien Mitarbeit von der abhängigen Beschäftigung liegt letztendlich immer eine Gesamtwürdigung aller Umstände zugrunde. Zu betrachten ist hierbei stets die gesamte Vertragsumsetzung unter Einbeziehung sowohl der getroffenen Vereinbarungen als auch der tatsächlichen Handhabung. Widersprechen sich der Inhalt des Vertrages und die praktische Durchführung, ist die tatsächliche Durchführung des Vertrages maßgebend.

Nichtsdestotrotz – oder gerade deswegen – sollten die wichtigsten Punkte vertraglich festgelegt werden, nicht zuletzt um den beteiligten Parteien die Abgrenzungskriterien explizit vor Augen zu führen.

Das wichtigste Element ist, dass die Freelancer typischerweise Ort und Zeit der Tätigkeit frei bestimmen können und keinen entsprechenden Weisungen durch das Unternehmen unterlegen. Allerdings besteht je nach Eigenart der Tätigkeit auch bei freien Mitarbeitenden mitunter ein Bedürfnis des Unternehmens, die Dienstleistung zu einer bestimmten Zeit oder an einem bestimmten Ort zu erhalten. In diesem Spannungsfeld muss eine Regelung gefunden werden, die einerseits die Selbstbestimmtheit des freien Mitarbeitenden nicht zu sehr einschränkt und andererseits die Bedürfnisse des Unternehmens hinreichend berücksichtigt. Diese Gemengelage lässt sich über folgende Klausel gut abbilden:

„Der freie Mitarbeitende kann die Tage, die Zeiteinteilung an diesen Tagen sowie den Ort seiner Tätigkeit frei festlegen. Er hat dabei eine effiziente und erfolgreiche Erbringung der vertragsgemäßen Leistungen zu gewährleisten.“

Da die Selbstständigkeit des Freelancers ein Wesensmerkmal seiner Tätigkeit ist, sollte im Vertrag zudem klargestellt und bei der Durchführung darauf geachtet werden, dass der Freelancer bei der Erbringung der Leistungen keinen (fachlichen oder disziplinarischen) Weisungen des Unternehmens unterworfen ist. Je weitreichender das Unternehmen den Inhalt der Dienst- oder Werkleistungen einseitig bestimmen kann, desto höher ist das Risiko, dass man das Vertragsverhältnis rechtlich als Arbeitsverhältnis qualifizieren muss. Der grundlegende Charakter der freien Mitarbeit kann und sollte daher in den Vertrag Eingang finden, um die von den Parteien beabsichtigte Qualität der Zusammenarbeit zu betonen:

„Der freie Mitarbeitende erbringt seine Leistungen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung als selbstständiger Unternehmer. Bei der Durchführung seiner Tätigkeit ist der freie Mitarbeitende Weisungen der Gesellschaft nicht unterworfen. Er ist nicht berechtigt, die Gesellschaft rechtsgeschäftlich zu vertreten oder Beschäftigten der Gesellschaft Weisungen zu erteilen. Der freie Mitarbeiter wird weder im Umgang mit der Gesellschaft noch im Umgang mit Dritten Briefpapier der Gesellschaft verwenden oder Erklärungen im Namen der Gesellschaft abgeben. “

Sicherung der Vertraulichkeit beim Einsatz von Freelancern

Der Einsatz von Freelancern bietet Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität. So kann beispielsweise ein kurzfristig erhöhter Personalbedarf zeitnah ausgeglichen werden oder bei Bedarf qualifizierte Fachkräfte punktuell für Spezialaufgaben eingesetzt werden.

Auf der anderen Seite bedeutet dies auch mitunter, dass Freelancer Einblick in sensible Angelegenheiten und einen tiefen Einblick in die Arbeitsweise des Unternehmens bekommen können während sie gleichzeitig aufgrund der Eigenschaft als „freie“ Mitarbeitende und vor dem Hintergrund der häufig nur kurzfristigen Einsätze im Vergleich zu „regulären“ Mitarbeitenden eine geringere Bindung an das Unternehmen aufweisen.

Diesem Umstand sollte im Rahmen der Vertragsgestaltung Rechnung getragen werden. Der Vertrag sollte den Freelancern klare und deutliche Pflichten hinsichtlich der Wahrung der Vertraulichkeit vorsehen. Eine entsprechende Klausel könnte wie folgt gefasst werden:

„Der freie Mitarbeitende ist verpflichtet, während der Dauer dieses Vertrages alle vertraulichen Angelegenheiten und Geschäftsgeheimnisse der Gesellschaft, die ihm bei Ausübung seiner Tätigkeit für die Gesellschaft zur Kenntnis gelangen, streng geheim zu halten. Diese Pflicht gilt auch für Informationen, die dem freien Mitarbeitenden über andere Geschäftspartner der Gesellschaft oder sonstige Dritte bekannt werden. Eine Pflicht zur Vertraulichkeit besteht nicht

1. 1. 1. für vertrauliche Angelegenheiten, die zum Zeitpunkt der Offenlegung öffentlich zugänglich waren,
      2. soweit der freie Mitarbeitende aufgrund eines Gesetzes oder der Entscheidung eines Gerichts oder einer Verwaltungsbehörde dazu verpflichtet ist, die vertrauliche Angelegenheit offenzulegen, oder
      3. in den Fällen des § 5 GeschGehG.“

Diese Geheimhaltungsverpflichtung kann vertraglich auch über das Ende des Vertrags hinaus erstreckt werden:

„Nach Beendigung dieses Vertrages gilt die Verschwiegenheitsverpflichtung nach vorstehender Ziffer […] fort. Soweit der freie Mitarbeiter damit in seinem beruflichen Fortkommen unangemessen behindert werden sollte, kann er von der Gesellschaft die Einschränkung der Geheimhaltungspflicht verlangen.“

Fazit

Wer regelmäßig Freelancer beschäftigt, sollte die eingesetzten (Muster-) Verträge überprüfen und ein entsprechendes Compliance-System einrichten und unterhalten, um das Risiko der Scheinselbständigkeit zu minimieren. Dabei können z.B. Checklisten und vor allem unser Scheinselbstständigkeits-Check helfen. Durch das Beantworten eines einfachen Online-Fragebogens lässt sich mithilfe unseres Scheinselbstständigkeits-Checks einfach und schnell eine erste Risikoeinschätzung sowie die dazugehörige Dokumentation für eine etwaige behördliche Prüfung eines Sachverhalts erstellen.

Dieser Beitrag ist Bestandteil unserer Beitragsreihe „Vertragsgestaltung im Arbeitsrecht“, in welcher wir aktuelle arbeitsrechtliche Themen erläutern und Praxishinweise geben. Vorschläge für die dazugehörigen Klauseln finden sich in unserem kürzlich erschienenen Beck’schen Formularbuch Arbeitsrecht, welches von den Arbeitsrechts- Partner*innen von Hogan Lovells bereits in der 4. Auflage herausgegeben wird und in das umfangreiche Know-How unserer Anwält*innen eingeflossen ist.

Verfasst von Jessika Heinsch, Stefan Richter und Maria Reininghaus.